{"id":2721,"date":"2020-11-02T11:29:09","date_gmt":"2020-11-02T09:29:09","guid":{"rendered":"http:\/\/www.npsconsulting-avocats.fr\/NPS\/?p=2721"},"modified":"2020-11-24T16:51:55","modified_gmt":"2020-11-24T14:51:55","slug":"institutions-sans-but-lucratif-comment-tenir-vos-assemblees-generales-en-periode-de-confinement-covid-19","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.npsconsulting-avocats.fr\/NPS\/institutions-sans-but-lucratif-comment-tenir-vos-assemblees-generales-en-periode-de-confinement-covid-19\/","title":{"rendered":"Institutions sans but lucratif : comment tenir vos assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales en p\u00e9riode de crise sanitaire ?"},"content":{"rendered":"

Alors m\u00eame que la situation de crise sanitaire li\u00e9e au COVID-19 emp\u00eache ou limite toute circulation sur le territoire nationale et \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, comment faire fonctionner votre institution sans but lucratif (ISBL) dans des conditions r\u00e9guli\u00e8res\u00a0? Des ordonnances du 25 mars 2020 applicables aux associations, mutuelles, coop\u00e9ratives ainsi qu\u2019aux fondations et fonds de dotation organisent la possibilit\u00e9 de d\u00e9lib\u00e9rer sous une forme d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e. D\u00e9cryptage.<\/strong><\/p>\n

<\/p>\n

 <\/p>\n

Traditionnellement, beaucoup d\u2019assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales et de r\u00e9unions de conseil d\u2019administrations doivent se tenir avant le 30 juin, soit parce qu\u2019il convient de proc\u00e9der \u00e0 l\u2019approbation des comptes arr\u00eat\u00e9s au 31 d\u00e9cembre de l\u2019ann\u00e9e pr\u00e9c\u00e9dente, soit parce que des op\u00e9rations de restructuration (fusion, scission ou apport partiel d\u2019actif)[1]<\/a> doivent \u00eatre ent\u00e9rin\u00e9es avant cette \u00e9ch\u00e9ance. Mais comment faire lorsque des mesures de fermeture des fronti\u00e8res ont \u00e9t\u00e9 prises ou lorsque toute circulation entre r\u00e9gions est interdite et que les r\u00e9unions sont limit\u00e9es \u00e0 10 personnes maximum ?<\/p>\n

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I. R\u00c8GLES APPLICABLES AU SECTEUR DES ISBL COMPTE TENU DE LA SITUATION COVID-19<\/strong><\/h3>\n

 <\/p>\n

1.1. Concernant la tenue des assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales<\/strong><\/h3>\n

Lors de son allocution du 13\u00a0avril dernier, Emmanuel Macron a abord\u00e9 la question du maintien de la fermeture des fronti\u00e8res avec les pays-non europ\u00e9ens \u00ab\u00a0jusqu’\u00e0 la mi-juillet au moins<\/em>\u00a0<\/em>\u00bb.<\/em>\u00a0<\/em>Par ailleurs, un certain nombre de pays interdisent pour le moment l’acc\u00e8s de leurs ressortissants sur notre territoire national.<\/p>\n

 <\/p>\n

1.1.1. Report d\u2019une assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale organis\u00e9e en France ou \u00e0 l\u2019\u00e9tranger<\/em><\/h4>\n

A l\u2019heure actuelle, il n\u2019est pas possible de savoir si la fermeture des fronti\u00e8res sera lev\u00e9e, apr\u00e8s la mi-juillet, ni si les restrictions prises en mati\u00e8re de circulation sur le territoire national ou du droit de se r\u00e9unir au-del\u00e0 de 10 personnes seront lev\u00e9es.<\/p>\n

Dans ces conditions certaines associations, parmi lesquelles les ONG, s\u2019interrogent sur la possibilit\u00e9 d\u2019organiser des assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales ou des r\u00e9unions de conseil d\u2019administrations en France ou \u00e0 l\u2019\u00e9tranger.<\/p>\n

En tout \u00e9tat de cause, il est parfaitement loisible \u00e0 une association de d\u00e9placer la date de tenue de son assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale, particuli\u00e8rement en raison des circonstances actuelles.<\/p>\n

Par cons\u00e9quent, il convient de v\u00e9rifier vos statuts afin d\u2019identifier l\u2019organe d\u00e9lib\u00e9rant qui dispose du pouvoir de convoquer l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale afin que ce dernier puisse valablement d\u00e9cider de reporter les r\u00e9unions initialement pr\u00e9vues si aucune autre solution n\u2019appara\u00eet envisageable (cf. infra <\/em>2.1.3).<\/p>\n

 <\/p>\n

1.1.2. Maintien de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale sous forme d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e<\/em><\/h4>\n

A l\u2019heure actuelle et jusqu\u2019\u00e0 nouvel ordre, il est parfaitement possible de tenir une assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale sous une forme d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e dans le cadre du dispositif COVID-19 (Ord. n\u00b02020-321 du 25 mars 2020<\/a>, art. 3 \u00e0 6).<\/p>\n

L\u2019article 4 de l\u2019ordonnance du 25 mars 2020 pr\u00e9cit\u00e9e autorise, en effet, la tenue des assembl\u00e9es sans que les membres assistent physiquement \u00e0 la s\u00e9ance. Ces mesures concernent les assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales devant se r\u00e9unir en un endroit ayant fait l\u2019objet d\u2019une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.<\/p>\n

Ce dispositif exceptionnel rappelle qu\u2019il est indispensable de permettre aux assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales de statuer sur les d\u00e9cisions relevant de leur comp\u00e9tence et dont l\u2019ajournement pourrait avoir des cons\u00e9quences significatives sur le fonctionnement de l\u2019association.<\/p>\n

Mais, si l\u2019ordonnance dispense les associations de tenir physiquement des assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales, ces organismes doivent pour autant continuer \u00e0 respecter les obligations l\u00e9gales et statutaires qui leur sont applicables (sauf pour ce qui concerne l\u2019approbation des comptes \u2013 cf infra <\/em>2.1.3) et les autres droits des membres, tels que le droit de vote ou de poser des questions restent inchang\u00e9s.<\/p>\n

 <\/p>\n

1.1.3. Organe comp\u00e9tent pour d\u00e9cider de d\u00e9lib\u00e9rer sous la forme d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e <\/em><\/h4>\n

En application de l\u2019article 4 de l\u2019ordonnance du 25 mars 2020 pr\u00e9cit\u00e9e, l\u2019organe comp\u00e9tent pour convoquer ou le repr\u00e9sentant l\u00e9gal agissant sur d\u00e9l\u00e9gation peut d\u00e9cider que l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale se tiendra sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d\u2019y assister ne soient pr\u00e9sents physiquement.<\/p>\n

Ce sera \u00e0 lui de choisir le mode de d\u00e9mat\u00e9rialisation\u00a0auquel il souhaite recourir (cf. infra <\/em>2.2.1. et 2.2.2.).<\/p>\n

Ce choix pourra concerner l\u2019ensemble des d\u00e9cisions relevant de la comp\u00e9tence des assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales ordinaires ou extraordinaires, c\u2019est-\u00e0-dire celles relatives aux comptes (cf. infra<\/em> 2.1.2., f) ou celles portant sur la validation d\u00e9finitive d\u2019un trait\u00e9 de fusion, scission ou apport partiel d\u2019actif.<\/p>\n

a) Modes de d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/em><\/strong><\/p>\n

Il convient de distinguer le vote en ligne (avec consultation \u00e9crite), des votes \u00e0 distance (votes \u00e9lectroniques), des visioconf\u00e9rences ou encore des proc\u00e9d\u00e9s de signature \u00e9lectronique.<\/p>\n

L\u2019article 6 assouplit le recours \u00e0 la consultation \u00e9crite des assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales en la rendant possible \u00ab\u00a0sans qu\u2019une clause des statuts (\u2026) ne soit n\u00e9cessaire \u00e0 cet effet ni ne puisse s\u2019y opposer.<\/em>\u00a0\u00bb (par d\u00e9rogation \u00e0 la jurisprudence applicable\u00a0: Cass. 1\u00e8re<\/sup> civ. 25 janv. 2017, n\u00b015-25.561<\/a>).<\/p>\n

Pour tous les autres modes de d\u00e9mat\u00e9rialisation, un doute subsiste sur la n\u00e9cessit\u00e9 que les statuts pr\u00e9voient un tel recours compte tenu de la jurisprudence pr\u00e9cit\u00e9e. Mais ce doute nous semble tenir \u00e0 une impr\u00e9cision dans la r\u00e9daction de l\u2019ordonnance n\u00b02020-321 du 25 mars 2020, si l\u2019on en juge le I de l\u2019article 5 de cette m\u00eame ordonnance et compte tenu de l\u2019esprit de cette ordonnance.<\/p>\n

En tout \u00e9tat de cause, pour les associations ou fondations reconnues d\u2019utilit\u00e9 publique qui ont adopt\u00e9 les statuts-types de vigueur, dans leur version propos\u00e9e du 19 juin 2018, cette possibilit\u00e9 de d\u00e9lib\u00e9rer sous une forme d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e est bel et bien pr\u00e9vue.<\/p>\n

b) Moyens techniques utilis\u00e9s<\/em><\/strong><\/p>\n

Quel que soit le moyen technique utilis\u00e9, celui-ci doit garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 et la qualit\u00e9 des d\u00e9bats\u00a0; \u00e0 d\u00e9faut, l\u2019association ne saurait recourir auxdits moyens.<\/p>\n

c) Droit d\u2019information pr\u00e9alable des membres<\/em><\/strong><\/p>\n

\u00a0<\/em>Ce dispositif \u00e9tend et facilite l\u2019exercice d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 du droit de communication des documents n\u00e9cessaires aux membres d\u2019une assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale pour leur permettre de d\u00e9lib\u00e9rer en toute connaissance de cause.<\/p>\n

Ainsi, lorsqu\u2019un organisme doit statutaire ou r\u00e8glementairement faire droit \u00e0 une demande de communication d\u2019un document ou d\u2019une information \u00e0 un membre d\u2019une assembl\u00e9e, pr\u00e9alablement \u00e0 la tenue de celle-ci, cette communication peut d\u00e9sormais \u00eatre effectu\u00e9e par message \u00e9lectronique, sous r\u00e9serve que le membre indique dans sa demande son adresse \u00e9lectronique.<\/p>\n

\u00a0<\/em>d) Modalit\u00e9s de convocation<\/em><\/strong><\/p>\n

Lorsque tout ou partie des formalit\u00e9s de convocation de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale ont \u00e9t\u00e9 accomplies et qu\u2019ult\u00e9rieurement l\u2019organe d\u00e9lib\u00e9rant d\u00e9cide de recourir aux techniques de d\u00e9mat\u00e9rialisation pour la tenue de cette assembl\u00e9e, les membres doivent en \u00eatre inform\u00e9s par tous les moyens 3 jours ouvr\u00e9s au moins avant la date de cette assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale, sans pr\u00e9judice des formalit\u00e9s restant \u00e0 accomplir \u00e0 la date de cette d\u00e9cision.<\/p>\n

Dans ce cas, la modification du lieu de l\u2019assembl\u00e9e ou des modes de participations ne donne pas lieu au renouvellement des formalit\u00e9s de convocation et ne constitue pas une irr\u00e9gularit\u00e9 de convocation.<\/p>\n

e) Modalit\u00e9s de d\u00e9lib\u00e9ration : quorum et majorit\u00e9<\/em><\/strong><\/p>\n

\u00a0<\/em>Sans qu\u2019une clause des statuts ne soit n\u00e9cessaire \u00e0 cet effet, ni ne puisse s\u2019y opposer, l\u2019organe d\u00e9lib\u00e9rant comp\u00e9tent ou son d\u00e9l\u00e9gataire peut d\u00e9cider que sont r\u00e9put\u00e9s pr\u00e9sents pour le calcul du quorum et de la majorit\u00e9 les membres des assembl\u00e9es qui participent par une conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique ou audiovisuelle permettant leur identification.<\/p>\n

Les autres personnes ayant le droit d\u2019assister aux s\u00e9ances des assembl\u00e9es peuvent y assister par les m\u00eames moyens.<\/p>\n

f) Retranscription des d\u00e9lib\u00e9rations<\/em><\/strong><\/p>\n

Les moyens techniques mis en \u0153uvre doivent au moins transmettre la voix des participants et permettre la retransmission continue et simultan\u00e9e des d\u00e9lib\u00e9rations.<\/p>\n

 <\/p>\n

1.1.4 Sur les r\u00e8gles sp\u00e9cifiques en mati\u00e8re d\u2019approbation des comptes<\/em><\/h4>\n

Pour les associations ayant une activit\u00e9 \u00e9conomique et l\u2019obligation, \u00e0 ce titre, d\u2019\u00e9tablir des comptes annuels et de les soumettre, avec le rapport de gestion, \u00e0 l\u2019approbation de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale au plus tard dans les six mois de la cl\u00f4ture de l\u2019exercice, ce d\u00e9lai de six mois ne peut \u00eatre prolong\u00e9, en principe, qu\u2019\u00e0 la demande du repr\u00e9sentant l\u00e9gal de l\u2019association, par ordonnance du pr\u00e9sident tribunal judiciaire statuant sur requ\u00eate\u00a0(C. com. art. R 612-2<\/a> modifi\u00e9)<\/em>.<\/p>\n

Un assouplissement, par mesures gouvernementales, a cependant \u00e9t\u00e9 pr\u00e9vu s\u2019agissant de l\u2019approbation des comptes de l\u2019exercice 2019 compte tenu de la situation exceptionnelle li\u00e9e \u00e0 la crise sanitaire.<\/p>\n

L\u2019ordonnance n\u00b02020-318 du 25 mars 2020<\/a> laisse un\u00a0d\u00e9lai suppl\u00e9mentaire de 3 mois, soit jusqu\u2019au 30 septembre 2020,<\/strong>\u00a0pour r\u00e9aliser les obligations relatives \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement et l\u2019approbation des comptes.<\/p>\n

\u00a0<\/em><\/p>\n

1.2. Concernant la tenue des r\u00e9unions des conseils d’administration, de surveillance ou de direction<\/strong><\/h3>\n

 <\/p>\n

1.2.1. D\u00e9lib\u00e9rations au moyen d\u2019une conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique ou audiovisuelle<\/em><\/strong><\/h4>\n

Sans qu’une clause des statuts ou du r\u00e8glement int\u00e9rieur soit n\u00e9cessaire \u00e0 cet effet, ni ne puisse s’y opposer, sont r\u00e9put\u00e9s pr\u00e9sents aux r\u00e9unions des organes coll\u00e9giaux d’administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent au moyen d’une conf\u00e9rence t\u00e9l\u00e9phonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective.<\/p>\n

Ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont \u00e0 des caract\u00e9ristiques techniques permettant la retransmission continue et simultan\u00e9e des d\u00e9lib\u00e9rations.<\/p>\n

Ces dispositions sont applicables quel que soit l’objet de la d\u00e9cision sur laquelle l’organe est appel\u00e9 \u00e0 statuer.<\/p>\n

1.2.2. D\u00e9lib\u00e9rations prises par voie de consultation \u00e9crite<\/em><\/strong><\/h4>\n

Sans qu’une clause des statuts ou du r\u00e8glement int\u00e9rieur ne soit n\u00e9cessaire \u00e0 cet effet ni ne puisse s’y opposer, les d\u00e9cisions des organes coll\u00e9giaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent \u00eatre prises par voie de consultation \u00e9crite de leurs membres dans des conditions assurant la coll\u00e9gialit\u00e9 de la d\u00e9lib\u00e9ration.<\/p>\n

Ces dispositions sont \u00e9galement applicables quel que soit l’objet de la d\u00e9cision sur laquelle l’organe est appel\u00e9 \u00e0 statuer.<\/p>\n

 <\/p>\n

1.3. Conseil consultatif<\/em><\/strong><\/h3>\n

Aucune disposition sp\u00e9cifique ne concerne les organes simplement consultatifs, tel que par exemple le Conseil consultatif pr\u00e9vu par l\u2019article 2 du d\u00e9cret n\u00b02009-158 du 11 f\u00e9vrier 2009<\/a> pr\u00e9vu pour les fonds de dotation \u00ab\u00a0lorsque le montant de la dotation exc\u00e8de 1 million d\u2019euros<\/em>.\u00a0\u00bb<\/p>\n

N\u00e9anmoins, il serait logique de penser que les dispositions ci-dessus au 2.2. sont applicables dans des conditions identiques, a fortiori <\/em>si la r\u00e9union de cet organe est pr\u00e9vue le m\u00eame jour.<\/p>\n

 <\/p>\n

II. PR\u00c9CONISATIONS STRAT\u00c9GIQUES EN MATI\u00c8RE DE D\u00c9LIB\u00c9RATIONS<\/strong> A DISTANCE<\/h3>\n

 <\/p>\n

2.1. Votre ISBL doit s\u2019adapter aux circonstances<\/strong><\/h3>\n

En tout \u00e9tat de cause, si les restrictions impos\u00e9es par la situation sanitaire li\u00e9e au COVID-19 devaient perdurer, il conviendrait soit de reporter vos r\u00e9unions pr\u00e9vues en France ou \u00e0 l\u2019\u00e9tranger jusqu\u2019au 30 septembre prochain, soit de d\u00e9lib\u00e9rer par voie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e conform\u00e9ment aux dispositions d\u00e9crites ci-dessus, si ce dispositif exceptionnel \u00e9tait maintenu au-del\u00e0 de la mi-juillet 2020.<\/p>\n

A cet effet, il importe d’op\u00e9rer au pr\u00e9alable une v\u00e9rification de ce que pr\u00e9voient vos statuts et r\u00e8glement int\u00e9rieur en mati\u00e8re de tenue d\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale et d\u2019organisation de r\u00e9unions des organes consultatifs ou de gestion.<\/p>\n

Si certaines de r\u00e8gles modalit\u00e9s statutaires ou r\u00e8glementaires de fonctionnement interne semblent adapt\u00e9es \u00e0 la mise en \u0153uvre d\u2019un proc\u00e9d\u00e9 de vote \u00e0 distance, compte tenu de la nature de votre ISBL, il importe de continuer d\u2019en faire application de fa\u00e7on rigoureuse.<\/p>\n

Si tel n\u2019est pas le cas, il appartiendra pr\u00e9alablement au conseil d\u2019administration, si ce dernier dispose de ces pouvoirs statutaires, de compl\u00e9ter le r\u00e8glement int\u00e9rieur en int\u00e9grant des r\u00e8gles de fonctionnement propres \u00e0 la tenue des assembl\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales en int\u00e9grant un dispositif organisant un syst\u00e8me de d\u00e9lib\u00e9rations par voie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e.<\/p>\n

Pour s\u2019assurer de la r\u00e9gularit\u00e9 de ces d\u00e9cisions et afin de limiter les risques de remises en cause des d\u00e9cisions prises par les instances (pour des questions de r\u00e9gularit\u00e9 \u2013 prescription : 5 ans), dans ces conditions exceptionnelles, il est essentiel de conserver des preuves\u00a0<\/strong>des modalit\u00e9s de prise de d\u00e9cisions.<\/p>\n

 <\/p>\n

2.2. Ind\u00e9pendamment des circonstances, votre ISBL doit continuer \u00e0 d\u00e9lib\u00e9rer dans des conditions r\u00e9guli\u00e8res <\/strong><\/h3>\n

Sur le plan de la r\u00e9gularit\u00e9 des d\u00e9cisions \u00e0 prendre, il conviendra en outre de pouvoir d\u00e9montrer la qualit\u00e9 des moyens techniques mis en \u0153uvre, c\u2019est-\u00e0-dire :<\/p>\n